Danas na tržištu postoji široka ponuda ERP rješenja; domaćih i stranih, kvalitetnih i onih ne baš tako kvalitetnih, skupih i povoljnijih, kompliciranih i jednostavnijih… Nabrajanje razlika može ići unedogled.

No ako sažmemo odabir na najbitniji čimbenik ostaje nam samo dilema između – odgovarajućeg ili neodgovarajućeg rješenja. Kako odabrati? Krenimo redom.
ERP je akronim od Enterprise Resource Planning, što bi u slobodnijem prijevodu značilo integrirani poslovno-planski informatički sustav. Ovdje treba naglasiti upravo taj integracijski aspekt. Integracija poslovnih informacija ključna je komponenta ERP rješenja. Integracija znači vođenje svih poslovnih događaja i evidencija u jedinstvenom programskom rješenju što omogućava pristup odgovarajućim informacijama/akcijama u pravo vrijeme svim zaposlenim djelatnicima u ovisnosti o njihovim zadaćama i odgovornostima. Upravo takav integrirani pristup poslovanju donosi najveći benefit tvrtkama, pod uvjetom da je odabrano optimalno rješenje. Uzmimo za primjer narudžbu kupca u poduzeću sa različitim poslovnim programima. Česta je situacija da papir sa detaljima narudžbe „putuje“ od prodaje do nabave pa do skladišta, a pritom se uvodi u poslovne programe raznih odijela unutar tvrtke i svaki put se zasebno evidentiraju promjene statusa i ostale relevantne informacije. U međuvremenu nitko zapravo ne zna pouzdano u kojoj je fazi narudžba i kada se očekuje isporuka. Prodaja zna da je poslano na narudžbu, ali ne zna da li je roba pristigla. Skladišta zna je li roba stigla ili kada se očekuje isporuka, ali ne zna da li je narudžba uplaćena. Financije znaju o uplati, ali nemaju podatak o statusu narudžbe. Ovako nepovoljan poslovni proces svakako se reflektira i na zadovoljstvo naših klijenata.

Kada se tvrtka odlučuje na ERP poslovni sustav njihova želja i vizija izgleda otprilike ovako: Implementacija unificiranog poslovnog programa u kojem će raditi svi odijeli tvrtke – od financija do skladišta, od ljudskih resursa do uprave, a pritom imati relevantne informacije u pravo vrijeme te ostvarivati uštede u resursima potrebnim za zaključivanje nekog poslovnog procesa.

Svaki proizvođač ERP rješenja pri razgovoru o implementaciji njegovog rješenja navoditi će ove tvrdnje kao svoju prednost, često naglašavajući primjere uspješne implementacije kod kompanija sličnog profila. Profil proizvođača ERP rješenja ne mora nositi prevagu pri ispravnom odabiru kao ni činjenica da se isto ERP rješenje koristi u kompanijama sličnog profila. Svaka poslovna organizacija je jedinstvena i poslovni procesi u svakoj tvrtki često se diferencijalno razlikuju od konkurencije. Prevagu stoga mora donijeti realna potreba poduzeća te ukupan trošak same implementacije koji može izrazito varirati. Ovdje treba spomenuti da tijekom životnog ciklusa implementiranog ERP sustava možemo očekivati i neplanirane troškove radi naknadnih prilagodbi radi npr. širenjem poduzeća u nove poslovne projekte, uvođenja novih usluga i sl.

Pa kako onda odabrati optimalno ERP rješenje?

• Postavite kriterije prema prioritetima
• Zapamtite da svako ERP rješenje ima svoje jače i slabije strane. Tako će npr. određena rješenja više odgovarati tvrtkama prodajnog profila kojima je važno da mogu izrazito brzo reagirati na upite klijenta dok je recimo proizvodnim tvrtkama najvažnija komponenta planiranja proizvodnje. Zapitajte se što su vaši prioriteti, kategorizirajte ih i zapišite.
• Iskoristite tuđa iskustva
• Implementacija ERP rješenja nije uvijek uspješna. Nažalost, postoji određeni broj tvrtki kojima je implementacija određenog ERP sustava donijela veći trošak, otežano poslovanje i nefleksibilnost u poslovanju. Odgovornost je često obostrana. Ne dopustite da vas slatkorječivost ponuđača nagovori na odluku. Gorčina neuspješne implementacije ostaje ostavlja puno duži trag, kako poslovno tako i financijski.
• Konzultirajte se sa neovisnim stručnim osobama
• Razgovarajte sa neovisnim konzultantima prije odabira kako bi vas upozorili na eventualne poteškoće koje mogu uslijediti. Iskustva osoba koje su uspješno implementirali ERP rješenja u tvrtke raznih profila mogu Vam itekako pomoći pri pregovorima, odabiru i ukupnom smanjenju troškova.
• Budite informirani o mogućnostima ERP sustava

Uvođenje ERP sustava moguće je alegorički dočarati sa gradnjom kuće.
Na početku provjerite jeste li prikupili sve dozvole za gradnju kuće određenih gabarita, odnosno imate li potrebne resurse za implementaciju odabranog ERP rješenja?

Sam odabir ERP sustava je poput odabira značajki temelja vaše kuće. Hoće li ti temelji biti dovoljno čvrsti i omogućiti gradnju dodatnih katova ako se pokaže potreba, odnosno hoće li ERP rješenje pratiti razvoj tvrtke te omogućiti uvođenje novih poslovnih procesa na vaš zahtjev i pod kojim uvjetima?
Možete li npr., tijekom gradnje, izmijeniti položaj prozora ako zaključite da nisu na odgovarajućem poziciji, odnosno možete li u tijekom implementacije ERP sustava prilagoditi (ili izmijeniti u doglednoj mjeri) poslovne procese ako uočite potrebu za tim?
Da li Vam izvođač radova jamči za izvršene radove i kako, odnosno hoće li vam isporučitelj ERP rješenja pružiti odgovarajuću korisničku podršku i pod kojim uvjetima?

Isplati li se uložiti u kvalitetniju izolaciju pa novac vratiti kroz manju potrošnju energije? Isplati li se uložiti u dužu prilagodbu ERP rješenja specifičnostima poslovanja pa uštedjeti na kraćem vremenu prilagodbe djelatnika radu sa novim sustavom?
Paralela se može izvući bezbroj, no važno je da shvatimo da je projekt uspješno završen tek kada ga u potpunosti funkcionalno koristimo prema našim potrebama te smo zadovoljni sa učinjenim.

Zato smo u SP Sistemima odlučili ne favorizirati jedno određeno ERP rješenje što je inače značajka skoro svih implementatora ERP rješenja. Upravo suprotno, mi favoriziramo potrebe klijenta i sukladno tome procjenjujemo kakav ERP model klijentu najbolje odgovara. Takav pristup jamči uspješnost projekta u najvećoj mjeri jer naši zaposlenici iza sebe imaju uspješne implementacije ERP rješenja u kompanijama raznih veličina i profila.

Ako tražite poslovno-programsko rješenje (ERP, CRM), a pritom želite izbjeći rizik pogrešnog odabira, naknadnih skrivenih troškova, skupe ili čak neuspješne implementacije slobodno nam se obratite.

Poslovni softver, a naročito ERP rješenje je zaista temelj Vašeg poslovanja. Neka bude što kvalitetniji.